Danh sách kiểm tra thông báo cho di chuyển của bạn
Di chuyển một văn phòng phức tạp. Với rất nhiều điều cần làm, thật dễ dàng để bỏ qua các nhiệm vụ nhỏ hơn, nhưng quan trọng. Để giữ cho văn phòng của bạn di chuyển đúng hướng, hãy sử dụng hướng dẫn danh sách kiểm tra sau để đảm bảo không có gì còn lại được hoàn tác.
Ngoài ra đi qua danh sách kiểm tra dễ dàng các nhiệm vụ cần thiết để giúp di chuyển văn phòng của bạn.
Thông báo cho các công ty và khách hàng của Move
Danh sách thông báo chi tiết sau đây có thể được sử dụng cùng với bài viết Cập nhật thông tin doanh nghiệp trước khi bạn di chuyển.
Được sử dụng cùng nhau, bạn sẽ thấy rằng bạn đã bao phủ tất cả các căn cứ của mình.
Bạn cũng nên cho khách hàng biết nếu bạn sẽ đóng cửa trong suốt quá trình di chuyển hoặc giảm số giờ của mình. Đây sẽ là một thông báo quan trọng để đảm bảo khách hàng không thất vọng nếu cánh cửa của bạn bị khóa, Biết trước thời gian bạn sẽ mở cửa cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều cuộc gọi điện thoại và khách hàng đi tới đối thủ cạnh tranh của bạn để phục vụ. Nói cách khác, hãy để khách hàng của bạn biết kế hoạch của bạn để phục vụ họ trong quá trình chuyển đổi.
Khách hàng và Khách hàng
Đó là một ý tưởng tốt để cho cơ sở khách hàng của bạn biết về di chuyển đầu tiên, tốt nhất là ít nhất một tháng trước khi di chuyển xảy ra. Cung cấp thông tin về địa điểm mới, bằng cách gửi thư chính thức hoặc email có bản đồ kèm theo hoặc đính kèm với mọi người trong cơ sở dữ liệu công ty của bạn. Hoặc trong trường hợp của một cửa hàng bán lẻ, hãy đặt một bản đồ và biển báo thông báo trên cửa trước và cung cấp một tờ thông tin nhỏ với mỗi lần mua.
Đăng thông tin trên trang web của bạn với các hướng dẫn dễ làm theo và mọi thông tin cụ thể sẽ giúp khách hàng của bạn quay trở lại; điều này có thể bao gồm bán hàng "di chuyển" hoặc một bữa tiệc khai mạc chính thức.
Nhà cung cấp dịch vụ, Nhà cung cấp và Cơ quan chính phủ
Thông báo cho các dịch vụ và nhà cung cấp mà công ty của bạn sử dụng thường xuyên.
Nó có thể bao gồm một máy in, chuyển phát nhanh, cửa hàng cung cấp văn phòng hoặc nhà cung cấp dịch vụ internet.
Ngân hàng và bảo hiểm
Ngân hàng sẽ yêu cầu thông báo sớm; bạn sẽ cần phải thay đổi địa chỉ trên séc của công ty, sau đó có séc được in, thông báo cho công ty thẻ tín dụng và bất kỳ tổ chức tài chính hoặc nhà cung cấp dịch vụ nào khác. Bạn có thể quyết định rằng công ty của bạn sẽ được hưởng lợi từ việc chuyển các tài khoản kinh doanh từ ngân hàng này sang ngân hàng khác hoặc từ một chi nhánh này sang chi nhánh khác; nói chuyện với đại diện ngân hàng của bạn về các dịch vụ có sẵn tại địa điểm / khu phố mới.
Các công ty bảo hiểm cũng cần được thông báo sớm. Họ sẽ cần phải đánh giá không gian mới và cung cấp cho bạn một ước tính mới nếu có. Đây là thời điểm tuyệt vời để nói chuyện với công ty bảo hiểm của bạn về việc chuyển bảo hiểm và những gì bạn cần để đảm bảo văn phòng của bạn được bảo vệ.
Thay đổi tin nhắn điện thoại đến
Cùng với việc cập nhật thông tin về công ty và tài liệu tiếp thị, có nhiều cách khác để bạn có thể đảm bảo công chúng biết về động thái sắp tới. Thêm thông báo vào máy trả lời / dịch vụ thư thoại cho biết ngày di chuyển, nơi bạn đang chuyển đến và điều này có thể ảnh hưởng đến dịch vụ như thế nào. Cũng cung cấp thông tin liên hệ cho những khách hàng có thể có mối quan tâm cụ thể.
Có nhân viên cũng thay đổi dòng thư thoại trực tiếp với thông tin về việc di chuyển và địa chỉ mới. Một lần nữa, đó là một cách dễ dàng để nhắc nhở địa chỉ liên lạc của di chuyển và thông báo cho những người không có trong cơ sở dữ liệu liên lạc của sự thay đổi.
Thay đổi dòng chữ ký của bạn
Việc thêm thông báo vào dòng chữ ký email cho tất cả nhân viên đảm bảo rằng mọi email được gửi đi sẽ nhắc nhở người nhận về hành động sắp tới. Đây là một cách tuyệt vời để tiếp cận các cá nhân không có trong danh sách liên hệ của công ty.
Tem thư từ tương ứng
Mua tem đỏ ghi "Ghi chú địa chỉ mới"; tem thường có thể được mua tại một cửa hàng cung cấp văn phòng. Stamp letterhead cập nhật để đảm bảo rằng người nhận nhận thức được sự thay đổi địa chỉ. Lưu ý rằng bước thông báo này có thể không áp dụng được cho đến khi quá trình di chuyển hoàn tất.
Điện thoại
Đây sẽ là tiện ích đầu tiên bạn liên hệ về việc di chuyển của bạn; bạn muốn đảm bảo doanh nghiệp của mình vẫn mở trong khi di chuyển hoặc có ít sự gián đoạn nhất có thể. Cho công ty điện thoại biết khi nào di chuyển và yêu cầu điện thoại được cài đặt và sẵn sàng hoạt động ở vị trí mới vào ngày trước ngày chuyển đến của bạn, chỉ để đảm bảo hệ thống hoạt động và hoạt động vào ngày di chuyển của bạn.
Yêu cầu công ty thiết lập hệ thống chuyển tiếp cuộc gọi có hiệu lực vào ngày di chuyển của bạn. Nếu công ty của bạn đang thay đổi số điện thoại, sau đó yêu cầu tư vấn được thêm vào số cũ của bạn cho phép người gọi biết về thay đổi số điện thoại. Khi bạn đã di chuyển, bạn nên gọi số cũ của mình để đảm bảo rằng dịch vụ đã sẵn sàng. Cũng đảm bảo rằng số điện thoại và địa chỉ doanh nghiệp mới của bạn được cập nhật trong danh bạ và thư điện thoại tiếp theo.
Bưu điện, email và tài khoản truyền thông xã hội
Thông báo cho bưu điện di chuyển của bạn và sắp xếp để có thư chuyển tiếp trong một vài tháng sau khi di chuyển. Như đã lưu ý trước đây, hãy thêm thông báo di chuyển vào dòng chữ ký của nhân viên trước khi di chuyển và đi theo di chuyển; sau khi di chuyển chữ ký nên yêu cầu người nhận lưu ý thay đổi địa chỉ và thông tin liên hệ.
Ngoài ra, các công ty chuyển phát nhanh thường xuyên nhận và trả cũng nên được thông báo về thay đổi địa chỉ và bất kỳ thay đổi nào đối với dịch vụ.