Đừng quên những tác vụ này
Chuẩn bị di chuyển một văn phòng hoặc doanh nghiệp có thể phức tạp hơn nhiều so với việc di chuyển một hộ gia đình. Chuẩn bị là chìa khóa và đảm bảo rằng tất cả mọi thứ trong danh sách của bạn là hoàn toàn cần thiết. Sử dụng danh sách kiểm tra nhanh này làm hướng dẫn để giúp công ty của bạn di chuyển đúng hướng.
Xác định khung thời gian và lịch biểu
Khung thời gian của bạn phải là điều đầu tiên bạn làm. Đặt ngày khi tất cả nội dung phải ra khỏi không gian văn phòng, đây là ngày chuyển cuối cùng của bạn.
Có thể bạn sẽ cần một vài ngày để thực sự di chuyển ra ngoài, tùy thuộc vào số lượng thứ bạn phải di chuyển. Làm việc lạc hậu từ ngày chuyển đi của bạn và lập danh sách tất cả những điều bạn cần làm trước khi xe tải đến.
Gán nhiệm vụ và thiết lập một ủy ban di chuyển nếu cần thiết
Đó là một ý tưởng tốt để có được nhân viên tham gia di chuyển sớm . Một ủy ban di chuyển có thể không chỉ giúp bạn tổ chức và lập kế hoạch di chuyển mà còn giúp dễ dàng chuyển đổi cho phần còn lại của nhân viên. Yêu cầu ủy ban xem xét tất cả các nhiệm vụ và chỉ định vai trò nếu cần. Khi di chuyển về phía trước, có thể bạn sẽ cần phải thêm các nhiệm vụ vào danh sách và như bạn làm, hãy đảm bảo gán nhiệm vụ - quá nhiều việc phải làm để tự làm tất cả.
Thiết lập một kế hoạch truyền thông nội bộ và bên ngoài
Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ đảm bảo nhân viên được thông báo về các kế hoạch di chuyển trong khi kế hoạch bên ngoài sẽ cập nhật cho khách hàng và nhà cung cấp của bạn về hoạt động kinh doanh của bạn trong quá trình di chuyển để bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh của mình trong quá trình chuyển đổi.
Thuê Movers
Giống như bất kỳ động thái nào, việc thuê những người vận động tốt cần có thời gian và phải là một trong những nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách của bạn. Yêu cầu một nhân viên phát triển danh sách của ít nhất năm công ty di chuyển, sau đó đảm bảo bạn điều tra kỹ lưỡng trước khi bạn thuê . Xác định ngân sách, nhận báo giá và so sánh các dịch vụ giữa các công ty di chuyển để quyết định thuê một công ty nào.
Thuê nhà đóng gói chuyên nghiệp
Nếu ngân sách di chuyển của bạn có thể hỗ trợ việc thuê nhà đóng gói chuyên nghiệp , hãy làm điều đó. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm và nhân viên của bạn không phải đóng gói các khu vực của văn phòng phổ biến và thường xuyên, những không gian khó khăn nhất để đóng gói và di chuyển. Nhân viên có thể được yêu cầu để đóng gói bàn làm việc hoặc văn phòng của họ vì nó cũng cung cấp một cơ hội cho nhân viên để làm sạch không gian của họ và loại bỏ những thứ họ không cần phải di chuyển.
Tạo bố cục và bố cục văn phòng mới
Đây là nơi ủy ban di chuyển của bạn sẽ thực sự hữu ích. Nó luôn luôn khó khăn để di chuyển vào một không gian mới nhưng khi bạn phải tìm ra nơi mà tất cả mọi thứ và mọi người đi, mà phải mất rất nhiều thời gian. Hãy chắc chắn rằng bạn biết nơi mỗi mảnh đồ nội thất sẽ được đặt và mỗi nhân viên sẽ ngồi. Kế hoạch càng chi tiết càng tốt.
Nói chuyện với nhà cung cấp hiện tại của bạn
Di chuyển doanh nghiệp có thể có nghĩa là thay đổi nhà cung cấp dịch vụ. Kiểm tra hợp đồng của bạn sau đó quyết định xem bạn sẽ ở lại với các nhà cung cấp hiện tại của bạn hoặc nếu bạn sẽ xem xét chuyển đổi. Bạn sẽ cần phải xác định những gì không gian mới sẽ yêu cầu về đường dây điện thoại và cơ sở hạ tầng mạng. Nói chuyện với chủ nhà mới và các nhà cung cấp của bạn để đảm bảo rằng bạn biết những gì không gian mới cần để không có một khoảng cách trong dịch vụ.
Bất kỳ thiết bị nào bạn đang thuê, liên hệ với đại lý để thông báo cho họ về việc di chuyển và cách tốt nhất để đưa thiết bị của họ đến địa điểm mới.
Giữ nhân viên cập nhật và thông tin
Một động thái có thể khó khăn cho nhân viên . Nó có thể có nghĩa là một sự thay đổi trong cách họ đi làm và cho dù đi làm của họ bây giờ là lâu hơn trước khi di chuyển. Nếu bạn đang di chuyển đến một không gian nhỏ hơn, thì nhân viên cần phải biết văn phòng sẽ được chỉ định như thế nào và không gian mới của họ sẽ như thế nào. Nhân viên cần được thông báo ở mọi bước trong quy trình. Hãy thử giữ một lịch trình di chuyển trên bảng thông báo nhà bếp hoặc không gian chung khác để mọi người có thể thấy mọi thứ đang tiến triển như thế nào và những gì được mong đợi của họ là nhân viên.