Tầm quan trọng của Nghi thức Email đúng

Bạn đã bao giờ nhận được email để lại cho bạn tự hỏi về người gửi nó chưa? Hay tệ hơn, có bao giờ bạn gửi một email mà sau này bạn hối tiếc không?

Việc kết thúc một email xấu có thể khiến bạn lắc đầu và cố gắng tìm ra những gì trên trái đất mà người khác đang nghĩ. Là một trong những người gửi nó có thể làm hỏng một ngày tuyệt vời khác, và nó có thể có hậu quả bất lợi sau này.

Tốc độ nén một email đã làm cho nó trở thành phương thức giao tiếp ưu tiên. Cho dù bạn gửi một email cá nhân hoặc doanh nghiệp, tuân theo nghi thức đúng đắn là điều cần thiết để ngăn ngừa tình cảm sai lạc hoặc cảm xúc khó khăn.

Thực hiện theo quy tắc vàng bằng cách xử lý người nhận như bạn muốn được đối xử. Trước khi bạn nhấp vào "gửi" trên bất kỳ email nào mất một phút và cung cấp cho nó một đọc thêm thông qua. Sử dụng hiệu quả email có thể đưa bạn vào một ánh sáng tích cực với người giám sát của bạn và thậm chí có thể cung cấp cho bạn một lợi thế khi đó là thời gian cho một chương trình khuyến mãi .

• 01 trên 10

  Đừng giả định quyền riêng tư

  Hãy nhớ rằng công ty và email cá nhân của bạn có thể không phải là riêng tư. Công ty của bạn có quyền đọc bất cứ thứ gì được gửi từ văn phòng, do đó không bao giờ viết và gửi thông tin cá nhân hoặc có tính nhạy cảm cao từ công việc. Email cá nhân từ nhà có thể được chuyển tiếp, do đó, không đặt bất cứ điều gì bằng văn bản có thể gây ra một vấn đề nếu nó đến sai người.

• 02 trên 10

  Tránh xa những bình luận xúc phạm

  Tránh nhận xét xúc phạm trong email của bạn. Điều này bao gồm nhận xét phân biệt chủng tộc, giới tính hoặc tiêu cực về một người hoặc công ty khác. Nếu bạn nhận được email xúc phạm, đừng trả lời hoặc chuyển tiếp email đó cho bất kỳ ai. Không bao giờ sử dụng email để nói bất cứ điều gì có thể được hiểu sai với sếp của bạn .

• 03 trên 10

  Đừng la

  Hãy nhớ rằng khi bạn nhập tất cả các chữ cái, email của bạn sẽ xuất hiện khi la hét. Một số người nghĩ rằng nó làm cho thông điệp của họ dễ đọc hơn, nhưng đó không phải là trường hợp. Sử dụng phông chữ dễ đọc khi đọc trong các chữ cái thường.

• 04 trên 10

  Chỉnh sửa tin nhắn của bạn

  Chỉnh sửa email của bạn trước khi gửi. Sử dụng trình kiểm tra chính tả và xem qua tất cả email doanh nghiệp để đảm bảo bạn có ngữ pháp phù hợp. Bạn luôn muốn giới thiệu mình là một người chuyên nghiệp trong thư từ. Kiểm tra email cá nhân sau khi bạn hoàn thành viết nó để chắc chắn rằng nó được điểm dự định của bạn trên. Việc bỏ một từ đơn lẻ có thể thay đổi ý nghĩa của câu.

• 05 trên 10

  Trả lời cẩn thận

  Biết cách thích hợp để trả lời email bạn nhận được. Hãy chú ý đến người gửi và những người khác trong các trường “đến” và “cc”. Trả lời nhanh nhất có thể thay vì để thư mục “đã lưu” của bạn trở nên quá lộn xộn.

  Tránh các yêu cầu để nhấn "trả lời tất cả" trước khi tìm kiếm để xem ai được liệt kê trong tiêu đề. Phản hồi của bạn có thể gây nhầm lẫn cho người khác trong danh sách hoặc bạn có thể gửi thông tin không cần thiết đến những người bạn không biết. Thời gian duy nhất bạn nên nhấp vào "trả lời tất cả" là nếu bạn chắc chắn mọi người đều cần thông tin bạn đang gửi.

• 06 trên 10

  Tự làm quen với các công cụ email

  Biết các công cụ và loại email. Điều này bao gồm “đến”, “cc”, “bcc” và dòng tiêu đề. Người nhận chính phải ở trong trường “tới”. Khi bạn cần sao chép một người nào đó, bạn thường sẽ thêm người đó vào trường “cc” hoặc bản sao cacbon. Nếu ai đó cần phải được sao chép mà không có người khác trong danh sách nhận được email của họ, hãy sử dụng “bcc” hoặc bản sao carbon mù. Chỉ sao chép những người cần biết thông tin bạn đang gửi.

  Không bao giờ chuyển tiếp email chuỗi. Đây có thể trở nên rườm rà và làm tắc nghẽn hộp thư của mọi người đến mức khó chịu . Bạn không muốn trở thành người chuyển tiếp các tin nhắn có thể hoặc có thể không đúng.

  Bạn nên luôn điền vào dòng tiêu đề cho một email liên quan đến doanh nghiệp và được ưu tiên trong email cá nhân. Giữ dòng tiêu đề càng ngắn càng tốt và chỉ có một chủ đề cho mỗi thư.

• 07 trên 10

  Giữ cho nó ngắn gọn

  Hầu hết mọi người thích email ngắn hơn là dài, thông điệp dài dòng. Nếu có thể, hãy nêu rõ điểm của bạn trong một vài câu. Để bắt đầu tin nhắn dài hơn với một đoạn giới thiệu cho mọi người biết những điều cơ bản. Nếu bạn có nhiều chủ đề, hãy chia thư của bạn thành nhiều thư, với một chủ đề cho mỗi email.

• 08 trên 10

  Xem âm của bạn

  Duy trì một giai điệu tích cực trong thông tin liên lạc qua email của bạn. Hãy nhớ rằng những nhận xét cáu kỉnh có thể đi qua như là tinh thần có ý nghĩa hơn là vui tính. Lưu sự hài hước châm biếm cho thông tin liên lạc bằng giọng nói để người khác có thể nghe thấy giọng điệu của bạn. Điều này cũng bao gồm tức giận. Bạn nên luôn tránh gửi email giận dữ hoặc bạn có thể có nguy cơ xúc phạm đến người bạn làm việc hoặc quan tâm.

• 09 trên 10

  Sử dụng cờ ưu tiên theo quyết định

  Nếu bạn có một lá cờ ưu tiên cao, chỉ sử dụng nó khi cần thiết. Sử dụng nó quá nhiều cuối cùng sẽ có tác dụng ngược lại bạn muốn và gửi email của bạn đến dưới cùng của danh sách ưu tiên cho người nhận.

• 10 trên 10

  Ký tên của bạn

  Đừng quên ký vào email của bạn. Người nhận có thể cảm thấy khó chịu nếu họ phải cuộn lên và tìm ra ai đã gửi tin nhắn cho họ. Nếu bạn mong đợi một phản hồi bằng điện thoại, hãy chắc chắn bao gồm số, ngay cả khi bạn biết người đó có trong hồ sơ. Mục đích của email là để tiết kiệm thời gian, và phải dừng những gì người đó đang làm sẽ làm chậm mọi thứ. Nếu bạn có dòng chữ ký, hãy cập nhật nó bằng địa chỉ email và số điện thoại thích hợp.