Gửi email giao tiếp tốt
Email là một trong những cách chính mà mọi người gửi thông báo bằng văn bản ngay bây giờ và không có khả năng sẽ thay đổi. Thật dễ dàng, nhanh chóng và không yêu cầu tem.
Đã qua rồi những ngày bạn phải đợi một tuần hoặc hơn để nhận thư hoặc trả lời trong thư. Nó không cần thiết để thực hiện khẩn cấp chạy đến bưu điện để cân nhắc phong bì của bạn và nhận đủ tem cho hóa đơn và chữ cái. Trong thực tế, nhiều người thậm chí không bao giờ giải quyết một phong bì hoặc gửi một lá thư thông qua Bưu điện Mỹ.
Email đã trở thành một trong những cách dễ nhất và nhanh nhất để giao tiếp cả cá nhân và trong kinh doanh. Điều này đã trở thành một hiện tượng như vậy mà Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ đáng tin cậy đang cố gắng tìm cách để ở trong kinh doanh.
Không có bất ngờ sau đó nghi thức email , thường được gọi là Netiquette, là một chủ đề nóng cho văn hóa hiện tại. Email được gửi hàng ngày bởi một phần rộng của dân số Mỹ. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng email để liên lạc với nhân viên suốt cả ngày. Gần như mọi hộ gia đình đều có ít nhất một máy tính có truy cập internet và trong các hộ gia đình đó là bà mẹ, bố, con, thiếu niên và thậm chí là ông bà, với tất cả hoặc hầu hết trong số này đều đang nhận và gửi email.
Chúng ta sống trong một lò vi sóng, xã hội được định hướng internet, và không ai muốn dành thời gian để viết một bức thư dài, mặc dù nó thân mật và cá nhân hơn nhiều. Vẫn còn nhiều trường hợp trong đó email hoạt động tốt hơn thư ốc.
Dưới đây là một số điều nên tránh và những điều nên tránh khi bạn soạn thảo các ghi chú qua email.
- Chuẩn bị. Trước khi bạn bắt đầu nhập một email, cho dù đó là một lưu ý ban đầu hay một câu trả lời, bạn nên tự hỏi mình là những gì bạn muốn giao tiếp. Tóm lại, mục đích viết của bạn là gì? Một khi bạn biết, bạn có thể đọc qua email đã hoàn thành trước khi gửi nó ra để đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành mục tiêu của mình. Nếu nó làm cho lớp, sau đó gửi nó; nếu văn bản khó hiểu, khắc nghiệt hoặc không rõ ràng, thì có lẽ bạn nên bắt đầu lại.
- Giao tiếp. Hãy nhớ rằng bạn đang liên lạc với một người thực sự sẽ nhận được thư này. Với ý nghĩ đó, bạn nên giải quyết người đó bằng tên và tôn trọng. Nếu đây là câu trả lời cho email đã nhận, bạn nên dành thời gian để giải quyết mọi câu hỏi hoặc yêu cầu sớm trong ghi chú.
- Hít thở. Tất cả chúng ta đều có tội tại một số điểm hay cách khác để mất bình tĩnh. Nếu bạn nhận được một email mà tức giận hoặc rối loạn bạn, không trả lời bằng hiện vật. Đi theo con đường cao và chỉ trả lời để xác nhận việc nhận hoặc dành một chút thời gian trước khi trả lời để bạn có thể bình tĩnh và trả lời với một thông điệp được suy nghĩ kỹ lưỡng. Bạn không bao giờ muốn trả lời một email (hoặc bất kỳ hình thức giao tiếp nào khác) trong giận dữ. Khi chúng ta tức giận, chúng ta có xu hướng nói (hoặc viết) những điều mà chúng ta không có ý nói hoặc không cần phải nói. Hãy nhớ rằng khi email của bạn được gửi đi, nó sẽ xuất hiện mãi mãi.
- Hãy minh bạch. Dòng chủ đề của bạn phải là đại diện thực sự về lý do bạn liên hệ với người nhận. Sử dụng các cụm từ có liên quan đến chủ đề của thư. Điều này đúng cho dù bạn đang soạn email doanh nghiệp hay email cá nhân. Ví dụ, nếu bạn đang viết một email cho mẹ của bạn về chuyến thăm của cô vào tuần tới, dòng chủ đề của bạn nên đọc một cái gì đó như, "chuyến thăm của bạn."
- Nghiên cứu. Nếu bạn đang gửi email đến một nhân viên kinh doanh, nó là thích hợp để bạn sử dụng họ và tên của họ. Làm nghiên cứu và giải quyết đúng người nhận. Chủ tịch của công ty có thể được giải quyết như ông Taylor hoặc Chủ tịch Taylor.
- Kiểm tra chính tả. Việc sử dụng kiểm tra chính tả là rất quan trọng khi bạn giao tiếp bằng văn bản. Khi bạn gửi một ghi chú đầy lỗi, nó truyền đạt rằng bạn cẩu thả hoặc bạn không chú ý đến từng chi tiết. Cố gắng luôn chạy kiểm tra chính tả hoặc sử dụng chương trình tự động sửa. Và sau đó đọc lại lần nữa để đảm bảo rằng các từ bạn muốn sử dụng không được tự động sửa sang một thứ gì đó khác.
- Đã đọc. Bạn nên dành thêm vài giây hoặc vài phút là cần thiết để làm một bản kiểm tra nhanh chóng của bất kỳ email nào bạn định gửi. Hãy dành thời gian này để chỉnh sửa bất kỳ câu khó xử nào hoặc đặt bất kỳ dấu câu bị thiếu nào.
- Xem cho giai điệu. Đôi khi một email có thể khác với cách bạn dự định. Các giai điệu của email của bạn là rất quan trọng và cũng quan trọng như thông điệp của bạn. Bởi vì đây là thông tin liên lạc bằng văn bản, bạn nên đảm bảo rằng giọng điệu của bạn dễ chịu và đó là một đại diện thực sự của những gì bạn muốn nói. Hãy nhớ rằng người nhận của bạn không thể nghe thấy tiếng cười khúc khích trong giọng nói của bạn hoặc nhìn thấy nụ cười trên khuôn mặt của bạn. Trừ khi bạn muốn viết trước mọi thứ mà bạn viết, bạn nên tránh bất kỳ ngôn ngữ nào trong email có thể được hiểu sai theo bất kỳ cách nào.
- Hãy ngắn gọn và ngọt ngào. Cố gắng không viết một cuốn tiểu thuyết khi bạn gửi email. Hầu hết mọi người thực sự không muốn đọc nhiều trong email. Nếu email nhất thiết phải dài dòng, hãy cố gắng giúp người nhận bằng cách làm nổi bật các khái niệm chính, sử dụng dấu đầu dòng hoặc tóm tắt chủ đề trong đoạn mở đầu.
- Giao tiếp tốt. Bạn không muốn gây nhầm lẫn cho người đọc của bạn, vì vậy hãy dành thời gian để rõ ràng và súc tích trong bài viết của bạn. Nếu bạn đang gửi email cho một người bạn, bạn có thể bình thường hơn trong phong cách viết của mình. Tuy nhiên, nếu đây là giao tiếp kinh doanh , hãy sử dụng ngữ pháp thích hợp và tránh sử dụng các ký hiệu hoặc biểu tượng cảm xúc khiến bạn kém chuyên nghiệp hơn.
Giao tiếp qua email rất phổ biến. Dành thời gian để tham gia Quy tắc vàng, và bạn sẽ đi một chặng đường dài hướng tới việc trở thành một chuyên gia netiquette được đánh bóng.
Biên tập bởi Debby Mayne