01 trên 07
Làm thế nào để thiết lập một hệ thống lưu trữ giấy + lưu trữ sẽ làm việc cho bạn mãi mãi
belchonock / Getty Hình ảnh Cuộc đấu tranh là có thật: quản lý giấy tờ và lộn xộn giấy là những hố. Đó là lý do tại sao việc thiết lập một hệ thống nộp đơn dễ dàng, có thể thực hiện được mà bạn thực sự sẽ sử dụng. Hôm nay, đó là những gì chúng ta sẽ làm, cùng nhau.
Mục tiêu
Tìm hiểu làm thế nào để thiết lập một hệ thống nộp hồ sơ nhà bạn thực sự sẽ sử dụng cho phần còn lại của cuộc sống của bạn. Nó cần phải linh hoạt để thích ứng với những thay đổi về lối sống, và nó cần phải đơn giản để bạn thực sự giữ nó.
Những gì bạn cần
- Tủ hồ sơ hoặc hộp hồ sơ
- Treo các thư mục tệp (Tôi thích các thư mục màu này được mô tả ở trên)
- Giữ tệp trên máy tính để bàn
- Máy hủy tài liệu
- Thùng rác tái chế
- Các thư mục tập tin
- Nhà sản xuất nhãn hoặc bút
Thời gian
Đây là một dự án cuối tuần. Chúng tôi không khuyên bạn nên bắt đầu điều này vào một tuần trong tuần sau một ngày dài làm việc / trường học, v.v. Bắt đầu một buổi sáng thứ bảy hoặc chủ nhật được trang bị một tách cà phê hoặc trà, và một thái độ tự làm.
02 trên 07
Thu thập tất cả các giấy tờ của bạn cùng nhau trong một điểm
Steve Heap / Getty Hình ảnh Bước đầu tiên trong việc thiết lập một hệ thống nộp hồ sơ nhà là để corral tất cả các tập tin và giấy tờ của bạn vào cùng một không gian để bạn có thể sắp xếp, tái chế và cắt nhỏ. Có mọi thứ ở một chỗ có những ưu điểm sau:
- Nó sẽ giữ cho bạn tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay. Khi bạn cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ mà bạn không thích thú (như nộp đơn), bất kỳ lý do gì để đi lang thang và bắt đầu một dự án mới khác. Nếu bạn có tất cả các nguồn cung cấp của bạn (được liệt kê ở đây) và tất cả các giấy tờ của bạn ở một nơi, bạn thực sự không có lý do gì nhưng để đào bới.
- Bạn sẽ kỹ lưỡng hơn. Quét dọn nhà của bạn lên phía trước có nghĩa là bạn sẽ không phải lặp lại công việc một vài tuần nữa kể từ bây giờ khi bạn tìm thấy một đống giấy tờ bị lãng quên trong phòng giặt.
Một vài nơi để tìm kiếm các giấy tờ (trừ các ngăn kéo bàn rõ ràng của bạn, tủ hồ sơ và đống thư):
- Phòng khách. Giấy tờ có xu hướng chồng chất lên trong phòng khách bởi vì chúng ta thường không có ý tưởng về việc phải làm gì với chúng. Đây là lý do tại sao bạn nên luôn luôn đặt giấy tờ bạn không chắc chắn phải làm gì với chưa trong thư của tôi trong hộp.
- Túi xách . Ba lô, túi làm việc, túi xách tay, túi tập thể dục và va li.
- Nhà bếp. Cọc giấy có cách kết thúc trong nhà bếp. Điều này là do nhà bếp thường là nơi đầu tiên chúng tôi đi đến khi chúng tôi đi qua cánh cửa.
Vì vậy, thu thập tất cả các giấy tờ của bạn và sau đó ...
Chọn một vị trí tốt với bề mặt cứng mà bạn có thể tạo ra 5 cọc. Đây có thể là bàn bếp, giường phòng khách, hoặc bàn của bạn nếu nó đủ lớn. Nếu bạn không có một bề mặt đủ lớn, sàn cũng hoạt động.
Nếu bạn có quá nhiều giấy tờ, đống của bạn có thể lật đổ, sau đó sử dụng thùng hoặc thậm chí là các hộp các tông. Gắn nhãn cho họ để giữ chúng riêng biệt và để tránh những sai lầm - như vô tình ném tờ khai thuế năm ngoái vào hộp “tái chế”.
03 trên 07
Tách các giấy tờ của bạn thành năm danh mục
Tách tất cả các giấy tờ của bạn thành năm loại. Hình ảnh / Getty Bây giờ là lúc để tiếp tục công việc. Bạn sẽ phải chạm vào từng tờ giấy và đưa ra quyết định về nó.
Quy tắc: Bạn phải đưa ra quyết định về từng mảnh giấy. Nó sẽ đi vào một trong 5 loại sau:
Hành động: Các giấy tờ bạn cần phải thực hiện hành động và sau đó loại bỏ. Đừng nhầm lẫn với những gì chúng tôi đề cập trong một danh mục dưới đây là "Hộ gia đình". Các tài liệu hộ gia đình được nộp vĩnh viễn, các tệp Hành động sẽ được sử dụng một lần và sau đó bị loại bỏ.
Ví dụ: lời mời, vé đỗ xe, lời nhắc cuộc hẹn, bài tập về nhà, hóa đơn, v.v.Lưu trữ: Các giấy tờ hoặc tài liệu bạn cần để treo lên nhưng bạn không cần phải tham khảo hoặc sử dụng nhiều hơn một lần hoặc hai lần một năm.
Ví dụ: khai thuế, hồ sơ y tế, hồ sơ học tập, bằng chứng bạn tham gia nhiệm vụ bồi thẩm đoàn, hành động, hợp đồng thuê, hợp đồng, v.v.Hộ gia đình: Đây là những giấy tờ bạn sử dụng để giữ cho ngôi nhà của bạn (và cuộc sống) chạy.
Ví dụ: phiếu giảm giá, công thức nấu ăn, sách hướng dẫn sử dụng, biên nhận cho các loại thuế năm nay, tài liệu cho chuyến du lịch sắp tới, v.v.Tái chế: Các giấy tờ và tài liệu không thuộc bất kỳ danh mục nào ở trên và không chứa thông tin cá nhân.
Ví dụ: Thư rác, trang tính từ hội thảo bạn không còn quan tâm, báo, tạp chí, bài tập về nhà cũ bạn không cần, phong bì cũ, v.v.Đã cắt nhỏ: Các giấy tờ và tài liệu không thuộc các loại 1-3 nhưng có chứa thông tin nhận dạng cá nhân.
Ví dụ: Phiếu mua hàng thẻ tín dụng, báo cáo ngân hàng cũ, hóa đơn, v.v.
04/07
Declutter + Hủy bỏ tài liệu và tập tin bạn không còn cần
dra_schwartz / Getty Hình ảnh Chồng lớn nhất của bạn sẽ được tái chế. Tái chế những thứ đầu tiên - đối tượng ở đây là để giảm bớt lượng giấy bạn đang xử lý càng nhanh càng tốt.
Tiếp theo, cắt nhỏ các máy huỷ - điều này sẽ bao gồm bất kỳ thứ gì xác định bạn ngoài tên và địa chỉ của bạn.
Ngoài ra, bảo vệ này ID con lăn của bạn từ các cửa hàng container là rất giá khá và rất thiết thực cho những người bị bệnh có mứt shredder của bạn. Bằng cách này bạn có thể chỉ cần đóng dấu thông tin ID của bạn và tái chế thư và tài liệu với thông tin cá nhân trên chúng thay vì băm nhỏ.
Bây giờ bạn đã ném rác, đó là thời gian để có được xuống để thiết lập một hệ thống đó là:
- Dễ sử dụng, vì vậy bạn sẽ thực sự sử dụng nó;
- Đủ linh hoạt để phù hợp với thay đổi cuộc sống và các dự án mới; và,
- Bảo mật vì vậy khi bạn cần tìm thứ gì đó nhanh, bạn có thể tìm thấy nó.
Vẻ đẹp ở đây là bạn có thể chia nhỏ các danh mục này hơn nữa tùy thuộc vào lượng giấy vào và ra khỏi nhà hoặc văn phòng của bạn.
05/07
Thiết lập một tệp lưu trữ cho hệ thống lưu trữ trang chủ của bạn
Carolyn Hebbard / Getty Hình ảnh Nó khá dễ dàng để quyết định những giấy tờ đi vào tập tin lưu trữ của bạn. Đây là những giấy tờ quan trọng nhất mà bạn sở hữu. Họ là bằng chứng bạn và gia đình của bạn tồn tại, trả thuế, nhà riêng và xe hơi, tốt nghiệp đại học, có thể đi du lịch bên ngoài quốc gia của bạn trên hộ chiếu hoặc visa. Nếu bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc sở hữu nhiều hơn một thuộc tính, tệp này sẽ còn lớn hơn nữa.
Dưới đây là danh sách các khái niệm cơ bản cần lưu trong tệp này:
- hoàn thuế
- Hồ sơ bệnh án
- Hồ sơ học tập
- bằng chứng bạn đã phục vụ nhiệm vụ bồi thẩm đoàn
- hành động
- cho thuê
- hợp đồng
- hộ chiếu
- vì vậy thẻ an ninh cial
- Hồ sơ việc làm
- giấy chứng nhận rửa tội
- bảo hiểm nhân thọ / tài liệu hưu trí
Lưu trữ các giấy tờ này trong một hộp tập tin trong các thư mục có nhãn. Cân nhắc mua một hộp chống cháy khi bạn bắt đầu mua thêm "thứ" để giữ an toàn.
giữ các tập tin bạn sử dụng thường xuyên (aka một vài lần một năm) ở phía trước. Chống lại sự thôi thúc để tổ chức quá mức không gian này bởi vì nếu bạn quá cụ thể, nó thực sự làm cho việc tìm kiếm những thứ khi bạn thực sự khó khăn hơn, thực sự cần chúng. Nói chung, nếu bạn đang nhúng vào tập tin lưu trữ của bạn, bạn thực sự, thực sự cần mảnh giấy đó để làm cho nó dễ dàng trên chính mình càng tốt.
Dưới đây là các danh mục của tôi:
- Học tập
- Xe hơi
- Việc làm
- Tài chính
- Sức khỏe
- ID
- Bảo hiểm
- Địa ốc
Sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái, nhưng giữ cho tệp ID trả trước. Điều này có những thứ như giấy khai sinh, hộ chiếu, thẻ an sinh xã hội và giấy chứng nhận báp têm. Đây cũng là nơi bạn nên giữ giấy phép kết hôn của bạn.
Để lưu trữ các giấy tờ này, hãy xem xét một Hộp Chứng thư Bảo mật Cao có giá trị dưới 50 đô la, là một giá trị lớn *. Một tùy chọn khác là Hộp theo toa bảo mật cao. Cái này được thiết kế cho vật tư y tế nhưng có thể dễ dàng giữ một số giấy tờ không thể mất.
Bạn có thể tự thiết lập tập tin của riêng mình, hoặc bạn có thể sử dụng FileSolutions Home Filing System.
* Nếu bạn mất các tập tin này, bạn sẽ phải trả nhiều tiền hơn, nhiều hơn nữa để có được bản sao từ Registrars, Town / City Clerks, Học viện, vv, do đó, $ 50 là một đầu tư thông minh đáng giá.
06 trên 07
Sắp xếp một tập tin hộ gia đình
Sappington Todd / Getty Hình ảnh Dưới đây là quy tắc tốt cho những gì bạn nên lưu trữ trong Tệp hộ gia đình của mình: Bất kỳ điều gì bạn có thể cần trong tương lai, nhưng bạn không cần thực hiện hành động ngay bây giờ, không thuộc về tệp Lưu trữ của bạn. Sử dụng tệp Hộ gia đình của bạn (gọi là Sổ làm việc hộ gia đình) làm ví dụ để bạn có ý tưởng tốt hơn về những gì cần lưu trữ trong tệp này và những gì không làm.
Trước hết, thay vì một hộp tập tin hoặc thùng, tôi tạo ra một chất kết dính với các phần và sau đó túi để lưu trữ những thứ như phiếu giảm giá và thẻ quà tặng. Bạn có thể sử dụng chất kết dính này và có các mục sau:
- Phiếu giảm giá / Groupons
- Thẻ quà tặng
- Tài liệu cho chuyến đi / chuyến đi sắp tới
- Số tiền hoàn lại tôi đã gửi và đang chờ nhận lại séc của mình
- Biên lai cho các mặt hàng có giá vé lớn như thiết bị hoặc đồ nội thất lớn
- Có một túi cho tất cả các thẻ phần thưởng của bạn
- Ghi chú và tài liệu tham khảo cho các dự án sắp tới mà bạn đang nghiên cứu
- Công thức nấu ăn*
- Biên nhận thuế
- Chính sách bảo hiểm xe / nhà / người thuê nhà
Bạn có thể chỉ cần quét hầu hết các tài khoản này vào tài khoản Evernote , nhưng sau đó khi bạn cần chúng, bạn phải in lại nó, vì vậy hãy lưu nó vào sổ ghi chép này và gọi nó là Sổ hộ gia đình của bạn.
* Giữ một tập tin riêng biệt cho công thức nấu ăn bạn muốn quay trở lại một ngày nào đó nhưng không.
07/07
Thiết lập một tệp hành động
Utamaru Kido / Getty Hình ảnh Tệp Hành động là các giấy tờ bạn cần thực hiện hành động và sau đó loại bỏ. Bất kỳ tài liệu hoặc giấy nào cần phải nộp vĩnh viễn hoặc trong một thời gian dài (hơn một tháng), có thể thuộc về hồ sơ hộ gia đình của bạn.
Các tệp hành động là:
- Sẽ được sử dụng một lần và sau đó bị loại bỏ; hoặc là,
- Các tệp bạn đang chờ thực hiện hành động.
Sử dụng một hộp để giữ những giấy tờ này, cụ thể, và chúng tôi đề nghị hộp này. Chọn màu cam vì đó là một màu hào nhoáng và suy nghĩ là, nó sẽ giúp bạn đi qua hộp ít nhất một lần một tuần. Điều này cũng có thể tăng gấp đôi hộp In của bạn để giúp quản lý thư .
Dưới đây là ví dụ về những gì cần lưu giữ trong tệp Hành động của bạn:
Thư đến:
- Bất kỳ thứ gì bạn nhận được trong thư đều có trong tệp này
- Bất kỳ mảnh giấy ai đó đưa bạn hoặc bạn lấy và xô trong túi xách của bạn đi vào đây
Mục lịch:
- Lời mời cho các sự kiện sắp tới và mọi chỉ đường hoặc thẻ trả lời đi kèm với họ
- Hóa đơn thanh toán và sau đó băm nhỏ hoặc tái chế
- Giấy phép phiếu để ký
- Lời nhắc cuộc hẹn
Các mặt hàng phải trả:
- Vé đỗ xe để thanh toán
- Hóa đơn phải trả
Các mặt hàng của bạn đang chờ đợi:
- Biên lai cho bất kỳ thứ gì bạn đã mua gần đây trong trường hợp bạn quyết định trả lại. Ví dụ, nếu bạn nhận được một gói từ Amazon, bạn ném phiếu đóng gói trong thùng này trong trường hợp các sản phẩm không hoạt động và bạn phải trả lại nó. Ditto cho các gói khác bạn nhận được.
- Biên nhận cho bất cứ điều gì bạn đang chờ đợi. Ví dụ: nếu bạn đã gửi hóa đơn cho công ty bảo hiểm của mình và bạn đang chờ khoản tiền hoàn lại, nó sẽ được gửi trong hồ sơ này. Nếu bạn đã trả lại một cái gì đó và bạn đang chờ đợi để xem khoản tiền hoàn lại xuất hiện trong bảng sao kê ngân hàng hoặc trên hóa đơn thẻ tín dụng của tôi, nó sẽ được đưa vào hộp này.
Bạn có thể chia nhỏ tệp này thành nhiều danh mục hơn, nhưng sẽ dễ dàng hơn khi chỉ cần quăng mọi thứ vào hộp này và sau đó đi qua một lần, hai lần hoặc ba lần một tuần. Vào thời điểm đó, bạn có thể tái chế hoặc băm nhỏ bất cứ thứ gì bạn không còn cần nữa, nộp bất cứ thứ gì thuộc về Lưu trữ hoặc Hộ gia đình và hành động bất cứ điều gì cần được trả lời. Mục đích là giữ cho tệp này càng nhỏ càng tốt.
Nhưng ... lừa là bạn phải đi qua tập tin này ít nhất một lần một tuần, tốt hơn là thường xuyên hơn. Tôi rất khuyên bạn nên thêm nhiệm vụ này vào thói quen tổ chức hàng tuần cá nhân của bạn, theo cách này bạn đang gửi và lưu trữ một lượng giấy tờ tương đối nhỏ mỗi tuần một lần thay vì