Cách quản lý thư của bạn trong 5 bước

Học cách quản lý thư của bạn là một nhiệm vụ tổ chức đáng ngạc nhiên vì bạn không thể chỉ sắp xếp thư trực quan, bạn phải đọc và chạm vào mọi tài liệu để gửi hoặc hủy. Tuyến đường tốt nhất để quản lý vững chắc là cắt giảm lượng giấy vào nhà của bạn. Đọc tiếp để biết cách quản lý thư trong bốn bước.

• 01/05

  Dọn rác

  Giảm lượng thư bạn nhận được bằng cách dừng thư rác.

  Tôi thề nếu tôi bị mất, danh mục J Crew sẽ tìm thấy tôi trước. Giảm số lượng thư rác bạn nhận được sẽ giảm lượng thời gian bạn quản lý thư của mình. Ít thư hơn = ít thời gian hơn.

  Tiền thưởng: Tốt cho môi trường.

• 02 trên 05

  Lên lịch

  Hầu hết mọi người sắp xếp qua thư trong khi đi bộ trong cửa sau giờ làm việc và thường dừng ở giữa để cởi áo khoác của họ hoặc chuyển sự chú ý của họ vào những gì cho bữa ăn tối. Chống lại các yêu cầu để quản lý thư cho đến khi bạn có thời gian và sự chú ý để cung cấp cho nhiệm vụ này.

  Lý do:

  1. Nếu bạn sắp xếp theo cách của bạn trong cửa, rất có thể là bạn không chuẩn bị để quản lý thư của bạn tại thời điểm đó. Bạn cần các công cụ thích hợp (bên dưới) và sự chú ý để quyết định cách sử dụng hoặc loại bỏ từng phần.
  2. Không bao giờ chạm vào một mảnh giấy nhiều lần nếu bạn không có. Đây là những gì làm cho quản lý giấy quá mệt mỏi: bạn phải đọc nó mỗi lần! Chờ cho đến khi bạn sẵn sàng quản lý và hủy.

  Lên lịch thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần một lần để sắp xếp thư của bạn.

• 03 trên 05

  Công cụ

  Có các công cụ thích hợp để loại bỏ, tái chế hoặc trả lời thư của bạn.

  Không có gì lạ mắt, nhưng có những điều sau đây trong tầm tay:

  1. Máy hủy tài liệu -Bất cứ điều gì với việc xác định thông tin ngoài tên và địa chỉ của bạn nên được băm nhỏ ngay lập tức.
  2. Recycling Bin - Hầu hết thư có thể được tái chế ngay lập tức (nghĩ: phiếu giảm giá, tờ rơi, thông báo).
  3. Hệ thống lưu trữ & Lịch - Đối với thư bạn cần thực hiện hành động ngay lập tức hoặc trong tương lai.

  Bởi "ở bàn tay," tôi thực sự có nghĩa là trong tầm tay. Không có thùng rác và thùng tái chế trong các phòng riêng biệt. Tôi quản lý thư của tôi đứng trên cả thùng rác và máy hủy tài liệu, và sau đó tôi mang theo thư tôi cần thực hiện hành động trên bàn của tôi, nơi tôi có lịch và hệ thống lưu trữ trên máy tính để bàn được thiết lập. Tôi đề nghị một hộp tập tin trên bàn riêng biệt, cũng như một tủ hồ sơ lưu trữ cho tổ chức thư.

• 04/05

  Xây dựng hệ thống

  Có 3 'trò chơi kết thúc' cho mỗi phần của thư:

  1. Hành động - Thư bạn cần thực hiện hành động ngay lập tức hoặc cuối cùng. Loại thư này sẽ được chia thành các danh mục khác như lưu trữ / tham chiếu, phản hồi, hành động, v.v.
  2. Tái chế - Thư rác không có giá trị đối với bạn và không có thông tin nhận dạng nào ngoài tên của bạn.
  3. Shred - Bất kỳ phần nào của thư có bất kỳ thông tin nhận dạng nào về nó ngoài tên và địa chỉ của bạn. Điều này sẽ bao gồm số an sinh xã hội, ngày tháng năm sinh, phiếu mua hàng thẻ tín dụng, v.v. Không chắc bạn có nên tái chế hoặc băm nhỏ không? Xem những gì để cắt nhỏ và đọc thêm về hành vi trộm cắp danh tính: Làm thế nào để bảo vệ bản thân khỏi Identity Theft.

• 05/05

  Giữ ở đó

  Một vài cách tôi đảm bảo giữ nguyên điều này:

  • Mỗi Thứ Sáu Đen (đó là ngày sau Lễ Tạ Ơn) trong khi mọi người khác đang đi mua sắm, tôi thu thập tất cả các danh mục mà tôi không còn muốn nhận và gọi cho họ để hủy bỏ.
  • Thực hiện theo các thói quen tổ chức hàng tuần , nơi chúng tôi quản lý thư trên cơ sở hàng tuần.
  • Bạn có thể đọc thêm về cách tôi quản lý thư hàng ngày.