Nếu bạn cần phải di chuyển doanh nghiệp của bạn , nơi tốt nhất để bắt đầu lên kế hoạch làm thế nào để đóng gói và di chuyển là ngay tại đây. Chìa khóa cho một động thái thành công là xây dựng một số liên minh có thể giúp thúc đẩy và phối hợp với các nhân viên văn phòng còn lại.
Lên kế hoạch di chuyển
Tạo một dòng thời gian cho phép tất cả các giai đoạn cần thiết của động thái của bạn. Bạn sẽ cần phải thảo luận điều này với phần còn lại của nhóm di chuyển của bạn hoặc với người quản lý và người giám sát để đảm bảo điều đó khả thi.
Đối với một văn phòng nhỏ, bạn sẽ cần ít nhất ba tháng để chuẩn bị và cho một văn phòng trung bình đến lớn, ít nhất sáu đến tám tháng. Điều quan trọng là bắt đầu càng sớm càng tốt.
Bước tiếp theo là thu thập tất cả thông tin về không gian mới. Hãy thử lấy bản thiết kế hoặc bố cục sàn để bạn có thể xác định các thành phần chính như ổ cắm điện, không gian lưu trữ, vv và quan trọng nhất là xác định bố cục văn phòng mới. Nó cũng là một ý tưởng tốt để có một kế hoạch bố trí chung cho không gian hiện tại của bạn để bạn có thể so sánh hai; nếu có các khu vực trong văn phòng hiện tại không hoạt động, hãy xác định chúng để chúng có thể được giải quyết trong không gian mới của bạn.
Ngoài ra, hãy tạo một danh sách các vấn đề tiềm ẩn với không gian mới, chẳng hạn như khu vực tiếp tân nhỏ hơn hoặc khu vực lưu trữ nhỏ hơn hoặc có lẽ một không gian mở lớn hơn có thể yêu cầu nhiều buồng hoặc tường tạm thời hơn. Nó có thể là cần thiết để thuê thợ mộc hoặc họa sĩ nếu bức tường cần phải được xây dựng hoặc sơn.
Nó có thể đã được giải quyết khi không gian mới được mua lại, nhưng chỉ cần đảm bảo rằng không cần phải hoàn thành việc xây dựng bổ sung hoặc thay đổi mỹ phẩm trước khi di chuyển.
Tập hợp nhóm của bạn
Đối với các văn phòng trung bình đến lớn, chỉ định (hoặc yêu cầu tình nguyện viên) một người từ mỗi bộ phận hoặc bộ phận để điều phối khu vực cụ thể của họ.
Nó có thể được giao cho giám sát viên hoặc người quản lý, người có thể đảm bảo rằng mỗi nhân viên có trách nhiệm đóng gói bàn làm việc, hồ sơ và các vật dụng cá nhân của họ. Đối với các văn phòng nhỏ hơn, bạn có thể tự mình làm việc. Nếu có, hãy xác định một vài người quan trọng có thể giúp điều phối việc di chuyển.
Nhóm của bạn cũng có thể hỗ trợ trong việc xác định các vấn đề hiện tại với không gian cũ và cung cấp các giải pháp khả thi cho văn phòng mới. Đó là một cách tuyệt vời để kết hợp các quan điểm khác và để đạt được sự đồng thuận khi di chuyển nếu một số người không thực sự vui mừng về sự thay đổi này.
Họp thường xuyên
Trong lịch biểu của bạn, hãy đặt các cuộc họp định kỳ và đảm bảo rằng nhân viên được thông báo về chi tiết cuộc họp và để đảm bảo mọi người biết họ cần làm gì để đóng gói văn phòng hoặc không gian làm việc của họ . Điều quan trọng là giữ cho mọi người được thông báo để hạn chế mọi lo lắng hoặc quan tâm; di chuyển là căng thẳng cho tất cả mọi người tham gia đặc biệt là nếu các quyết định không được truyền đạt.
Xác định ngân sách của bạn
Nếu bạn có số tiền ngân sách cụ thể được chỉ định cho việc di chuyển của mình, điều quan trọng là phải xác định chi phí trước khi bạn thuê trình chuyển đổi hoặc thậm chí trước khi bạn đóng gói hộp đầu tiên.
Phân công nhiệm vụ
Nhờ ủy ban di chuyển của bạn tạo danh sách các nhiệm vụ cần được hoàn thành và đảm bảo chúng được thêm vào dòng thời gian / lịch biểu.
Bạn có thể yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ đặc biệt, chẳng hạn như người cài đặt đường dây điện thoại hoặc chuyên gia mạng máy tính. Yêu cầu mỗi người quản lý bộ phận hoặc người giám sát những gì được yêu cầu từ khu vực của họ. Đảm bảo các khu vực chung được bao phủ, chẳng hạn như khu vực lễ tân, sảnh đợi và khu vực lưu trữ.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là thuê mướn . Có những công ty di chuyển chuyên về di chuyển văn phòng. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn làm nghiên cứu của bạn, đặt câu hỏi đúng, và có công ty đến văn phòng của bạn để đánh giá di chuyển của bạn. Giống như bất kỳ động thái gia đình nào, bạn cần đảm bảo rằng công ty đáng tin cậy và bạn đang nhận được dịch vụ tốt nhất cho chi phí. Nhiệm vụ này có thể được gán cho một vài người, mỗi người gọi các công ty cụ thể sau đó so sánh các ghi chú. Bắt đầu sớm để đảm bảo bạn có được mức giá tốt nhất có thể.
Tạo danh sách liên hệ
Bạn sẽ cần phải chắc chắn rằng tất cả mọi người bạn kinh doanh với, cả nhà cung cấp và khách hàng, biết rằng bạn đang di chuyển.
Bạn nên gán nhiệm vụ này cho một người để giám sát. Thông báo cho khách hàng và khách hàng yêu cầu thông tin liên lạc cụ thể xung quanh nơi bạn đang di chuyển đến và cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình di chuyển. Thông tin đó là cần thiết để đảm bảo khách hàng của bạn không đi đâu đó cho các dịch vụ của bạn.