Trong công việc ban ngày của tôi, tôi làm việc trong truyền thông, chủ yếu cho các tổ chức phi lợi nhuận. Một phần công việc mà tôi làm liên quan đến việc đảm bảo rằng chúng tôi có một chiến lược phù hợp cho cả truyền thông nội bộ và bên ngoài. Điều này cũng bao gồm việc xây dựng kế hoạch di chuyển văn phòng , mà tổ chức hiện tại của tôi đang lên kế hoạch thực hiện trong sáu tháng tới.
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng có quá nhiều bước để lên kế hoạch cho việc di chuyển văn phòng mà bạn không có thời gian để xem xét giao tiếp, bạn thực sự cần phải mất một hoặc hai ngày để tạo ra một chiến lược vững chắc. của những thay đổi sắp tới .
Hãy bắt đầu với nhân viên vì họ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi sự di chuyển .
Truyền thông nội bộ nên bao gồm những thông điệp chính này:
- Một dòng thời gian rõ ràng: đảm bảo bạn liệt kê tất cả các bước chính của quá trình di chuyển để mọi người biết điều gì sẽ xảy ra và khi nào.
- Hướng dẫn đóng gói: cung cấp cho nhân viên các hướng dẫn về cách đóng gói văn phòng hoặc tủ để di chuyển. Điều này nên bao gồm nơi để có được vật liệu đóng gói , những gì họ có trách nhiệm đóng gói và thời hạn.
- Thông báo nâng cao về bất kỳ đóng cửa văn phòng nào : trong khi di chuyển, bạn có thể cần đóng văn phòng để cho phép đóng gói và di chuyển thiết bị văn phòng và đồ nội thất cuối cùng. Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn nhận thức được những ngày này và nếu và làm thế nào doanh nghiệp sẽ tiếp tục trong quá trình di chuyển và làm thế nào điều này sẽ ảnh hưởng đến lịch làm việc và khối lượng công việc của họ.
- Kế hoạch văn phòng mới: Nhân viên sẽ muốn biết sớm về không gian mới sẽ như thế nào và văn phòng sẽ được thiết lập như thế nào. Liệu họ vẫn có không gian riêng của họ hay bây giờ họ sẽ ở trong một căn hộ hoặc một kế hoạch mở sàn? Hãy chắc chắn rằng bạn tạo một cách để thông báo cho nhân viên về cách không gian làm việc của họ có thể thay đổi.
- Vị trí mới, chỗ đỗ xe và tùy chọn tuyến đường đi làm: Cung cấp cho nhân viên tất cả thông tin họ cần về địa điểm mới để họ có thể chuẩn bị phương tiện đi lại đến không gian mới.
Khi bạn đã xác định tất cả các thông điệp chính, bạn cần phải xác định cách tốt nhất để phân phối các thư này. Phương pháp bạn sử dụng phải được quyết định theo loại thông báo.
Ví dụ: dòng thời gian có thể dễ dàng được gửi qua mạng nội bộ công ty của bạn; trong khi đó, việc đóng cửa văn phòng có thể được trình bày tốt nhất tại một cuộc họp nhân viên để đảm bảo các câu hỏi có thể được hỏi và trả lời.
Các cách để truyền đạt mục tiêu cho nhân viên:
- Intranet: cho các công ty hoặc tổ chức có mạng nội bộ, đây thường là nền tảng tốt nhất cho hầu hết các thư. Nó cho phép cập nhật dễ dàng các tệp và thông tin tiếp cận tất cả nhân viên.
- Các cuộc họp trực tiếp: bất kể thông điệp, cuộc họp nhân viên là nơi tốt để thông báo và cho phép nhân viên có cơ hội thảo luận đầy đủ. Bạn cũng có thể sử dụng thời gian họp để xem lại thông tin sẽ được truyền đạt như thế nào để nhân viên biết rằng họ sẽ được thông báo.
- Email: trong khi email rất dễ, đây không phải là cách tốt nhất để chuyển tiếp thông tin. Bạn không muốn gửi nhiều email đến nỗi mọi người không thể tìm thấy thông tin khi họ cần. Nếu bạn sử dụng email, hãy đảm bảo bạn chỉ sử dụng email để cho mọi người biết nơi họ có thể lấy thông tin.
- Các thư mục chung : Nếu bạn không có mạng nội bộ, sau đó tạo thư mục chung trên ổ đĩa mạng mà mọi người có thể truy cập là cách tốt nhất tiếp theo để lưu trữ thông tin mà bạn muốn mọi người truy cập.
- Bảng thông báo: một không gian vật lý nơi thông tin được đăng, là một điều tuyệt vời để làm. Không chỉ mọi người có thể kiểm tra nó thường xuyên, nó cũng cung cấp một nơi mà mọi người có thể thu thập và thảo luận về mối quan tâm của họ.