7 bước để giúp bạn thoát khỏi sự lộn xộn giấy cho tốt
Sự lộn xộn giấy tích lũy vì nhiều lý do, nhưng kết quả cuối cùng là như nhau: bạn bị choáng ngợp bởi đống giấy tờ trong nhà hoặc văn phòng của bạn và bạn không biết bắt đầu từ đâu để loại bỏ chúng. Để ngăn chặn các nguyên nhân phổ biến nhất của tình huống này, và để chế ngự đống giấy tờ đã bị phát triển quá mức của bạn, hãy làm theo bảy bước sau để bớt lộn xộn giấy.
1. Giảm thư rác.
Nếu bạn có quá nhiều giấy vì quá nhiều danh mục và những thứ khác bạn không muốn đến trong hộp thư của mình, có một số cách bạn có thể giảm số lượng của chúng.
Hầu hết các nhà bán lẻ gửi danh mục sản phẩm đều có số điện thoại mà bạn có thể gọi nếu bạn không muốn nhận chúng nữa. Bạn cũng có thể yêu cầu xóa khỏi danh sách gửi thư từ thiện và tổ chức phi lợi nhuận. Better Business Bureau có lời khuyên về sau này. Ngoài ra, Ủy ban thương mại liên bang cung cấp các nguồn lực để tự xóa mình khỏi một số nhà tiếp thị trực tiếp và các công ty khác gửi phiếu mua hàng không mong muốn qua thư.
2. Chỉ tổ chức những gì bạn cần.
Một khi bạn đã cắt giảm thư rác và cố gắng ngừng lấy các giấy tờ ngẫu nhiên và mang chúng vào nhà của bạn (hay còn gọi là tờ rơi, lấy thực đơn và danh thiếp) bạn sẽ ít bị suy sụp và sắp xếp. Đây là một điều tốt. Lên lịch thời gian để khai báo vài tháng một lần (nhiều hơn trong số 5 ở dưới) nhưng cũng cố gắng sáng suốt hơn về những gì bạn tiết kiệm hàng ngày. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có xu hướng tích trữ hoặc lớn lên trước khi mọi thứ trực tuyến.
Tôi sử dụng để tiết kiệm mỗi menu takeout trượt dưới cửa trước của tôi, nhưng những ngày này, không có nhu cầu: tất cả các menu là một nhấp chuột đi.
3. Shred.
Nếu bạn đang giữ giấy tờ vì bạn muốn vứt chúng đi nhưng bạn lo lắng về sự riêng tư, việc mua một máy cắt nhỏ là một giải pháp đơn giản. Nếu bạn không có nhiều thứ để băm nhỏ, bạn có thể lấy tài liệu để chọn các địa điểm FedEx và yêu cầu chúng cắt nhỏ với một khoản phí.
(Cá nhân, tôi thà xé tờ giấy thành từng miếng nhỏ bằng hai tay của mình hơn là trả tiền cho ai đó để cắt nhỏ nó.) Ở một số khu vực, bạn cũng có thể lấy giấy tờ cho một máy hủy tài liệu số lượng lớn vào những ngày nhất định. Google tên thị trấn của bạn cộng với "băm nhỏ" hoặc "ngày băm nhỏ" để xem tùy chọn đó có khả dụng với bạn không.
4. Tái chế.
Nếu bạn đang giữ báo, tạp chí và tờ rơi cũ vì bạn không muốn vứt chúng vào thùng rác nhưng bạn không biết cách xử lý đúng cách, hãy dành vài phút để nghiên cứu các quy tắc tái chế nơi bạn sống . Chỉ cần biết những gì có thể hoặc phải được tái chế và nơi để mang nó có thể phá vỡ chu kỳ lười biếng.
5. Vứt bỏ các giấy tờ cũ.
Nếu các giấy tờ dư thừa của bạn thuộc loại “điều này có thể là quan trọng”, hãy tìm ra những tài liệu cũ mà bạn thực sự cần giữ. Các bản ghi cũ không cần thiết có thể không giống như sự lộn xộn theo khuôn mẫu, nhưng chúng thêm trọng lượng vào các hộp của bạn khi bạn di chuyển và chúng chiếm không gian quý giá trong các tệp của bạn.
6. Quét những gì bạn có thể.
Nếu bạn đang lưu trữ giấy tờ vì chúng chứa thông tin mà bạn muốn, hãy nhớ rằng bạn không nhất thiết cần thông tin đó ở dạng giấy. Thay vào đó, hãy quét chúng và lưu chúng trên máy tính của bạn hoặc ổ đĩa ngoài. Một máy quét phong nha, rẻ tiền rất hữu ích để có xung quanh (tôi sử dụng của tôi để lưu giữ và chia sẻ ảnh cũ, cũng như tài liệu công việc) nhưng cũng có những ứng dụng sử dụng máy ảnh trên điện thoại thông minh của bạn làm máy quét.
7. Thanh toán hóa đơn trực tuyến.
Nếu giấy tờ của bạn đang chồng chất vì bạn có nhiều hóa đơn để thanh toán, hãy tìm hiểu xem chúng có thể được xử lý trực tuyến và đăng ký thanh toán không cần giấy tờ bất cứ khi nào có thể. Bạn cũng có thể chọn nhận một số loại hồ sơ khác, như bảng sao kê ngân hàng và biên nhận, dưới dạng ảo.
8. Tổ chức những giấy tờ “ở giữa” này.
Cuối cùng, nếu bàn của bạn được bao gồm trong các giấy tờ mà bạn cần phải giải quyết sớm nhưng không phải ngay lập tức, chỉ định một nơi chỉ dành cho họ. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, đây có thể là thư mục accordion, một hộp đơn giản hoặc một khay nhớ tạm. Stash ngày phiếu giảm giá, hóa đơn đang chờ thanh toán, và các tài liệu nhạy cảm với thời gian khác ở đây cho đến khi chúng có thể được sử dụng, đệ trình, quét hoặc quăng.