Danh sách kiểm tra nhanh bao lâu để giữ tài liệu + những gì để cắt nhỏ
Giấy là một nỗi đau, và quản lý một hệ thống nộp hồ sơ nhà có thể là một kéo, nhưng một số tài liệu bạn thực sự cần phải treo lên bởi vì bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần chúng. Dưới đây là một mồi trong bao lâu để giữ tài liệu và khi bạn đang thực hiện với họ, mà những người bạn cần phải cắt nhỏ. Điều này sẽ phục vụ như là một hướng dẫn tham khảo nhanh chóng để tạo và duy trì một hệ thống nộp đơn nhà khả thi.
Trước tiên, hãy suy nghĩ về việc cắt giảm lượng giấy bạn nhận được và bạn sẽ phải cắt nhỏ hoặc nộp ít hơn.
Điều này có nghĩa là loại bỏ thư rác, đăng ký hóa đơn điện tử và không chấp nhận tờ rơi, phiếu giảm giá bạn sẽ không bao giờ sử dụng hoặc các loại vé khác mà bạn cảm thấy như bạn cần phải đợi khi bạn biết bạn thực sự không.
Nếu bạn đang thực sự đấu tranh với sự lộn xộn giấy đến mức mà bạn cảm thấy như bạn có thể tích trữ nó , tiếp cận với những người chuyên nghiệp có thể hướng dẫn bạn thông qua quá trình decluttering.
Bước thứ hai là đảm bảo bạn có một hệ thống quản lý thư tốt tại chỗ. Bạn càng xử lý thư hiệu quả hơn, bạn càng thường phải thực hiện một phiên lưu trữ / băm nhỏ / tái chế lớn.
Thiết lập một hệ thống nộp hồ sơ điện tử
Loại bỏ giấy tờ của bạn bằng cách thiết lập một hệ thống nộp đơn điện tử sẽ giúp bạn tiết kiệm không gian và thoát khỏi sự lộn xộn giấy. Đó là một chiến thắng. Ngày nay, hệ thống nộp đơn điện tử có ý nghĩa rất nhiều. Để bắt đầu, bạn cần một máy quét và một nơi để lưu trữ các tệp của bạn, một hệ thống thư mục trên máy tính hoặc trong đám mây và một ổ cứng ngoài.
Thiết lập các thư mục chung cho các loại tài liệu khác nhau (ví dụ: hộ gia đình, thuế, tự động, giấy khai sinh, v.v.) Bạn không cần phải quá chính xác với việc lưu trữ tài liệu vì các hệ thống nộp đơn điện tử có thể tìm kiếm được.
Sau đó, quét từng tài liệu và lưu trữ trong một thư mục theo nội dung.
Lưu giữ các bản sao tài liệu quan trọng
Đối với các tài liệu siêu quan trọng của bạn, các chuyên gia khuyên bạn nên giữ bản sao.
Điều đó có nghĩa là giữ một bản sao trong bộ nhớ đám mây của bạn và một bản sao khác trên ổ đĩa cứng. Nó cũng có thể có nghĩa là giữ một bản sao trong hồ sơ điện tử của bạn và một bản sao cứng trong két an toàn chống cháy.
Lưu trữ các tài liệu này mãi mãi
Những tài liệu này nên được lưu trữ mãi mãi:
Hồ sơ học thuật - Văn bằng, bảng điểm và bất kỳ công việc danh mục đầu tư nào có thể được sử dụng trong tương lai khi nộp đơn xin việc.
Giấy tờ nhận con nuôi
Giấy chứng nhận Baptismal
Giấy khai sinh
Giấy chứng tử - Có thể cần thiết cho mục đích thuế.
Giấy phép lái xe
Hồ sơ việc làm - Bất kỳ điều khoản, thỏa thuận, hồ sơ kỷ luật và đánh giá hiệu suất.
Giấy chứng nhận kết hôn
Hồ sơ bệnh án
Hồ sơ quân sự
Hộ chiếu
Hồ sơ hưu trí và lương hưu
Thẻ an sinh xã hội
Wills
Lưu trong một khoảng thời gian ngắn hơn
Những tài liệu này bạn có thể chạm thường xuyên hàng tháng hoặc hàng tuần:
Bảng sao kê ngân hàng - 1 tháng
Hóa đơn - 1 năm cho bất kỳ khoản thuế hoặc bảo hành nào liên quan, tất cả các hóa đơn khác phải được băm nhỏ ngay sau khi chúng được thanh toán.
Hóa đơn thẻ tín dụng - Được xén ngay lập tức khi thanh toán.
Biên nhận Cải tiến Nhà - Giữ cho đến khi nhà được bán.
Hồ sơ đầu tư - 7 năm sau khi bạn đã đóng tài khoản hoặc bán bảo mật.
Cho thuê - Giữ cho đến khi bạn chuyển đi và đã nhận được tiền đặt cọc của bạn từ chủ nhà.
Paychecks / Pay Stubs - 1 năm cho đến khi bạn nhận được W-2
Biên lai bán hàng - Giữ cho thời hạn bảo hành. Rõ ràng, điều này chỉ áp dụng cho các giao dịch mua hàng lớn như thiết bị và đồ điện tử. Tôi thường giữ hóa đơn cho những thứ như cửa hàng tạp hóa và quần áo chỉ miễn là tôi biết tôi sẽ không cần biên nhận để trả lại.
Tài liệu thuế - 7 năm kể cả hồ sơ của bạn và tất cả các tài liệu đi kèm như W-2 và biên nhận.
Hồ sơ xe - Giữ cho đến khi thuyền, xe hơi hoặc xe gắn máy được bán.
Cách thoát khỏi tài liệu
Các tài liệu băm nhỏ là cách chính để bảo vệ bản thân bạn khỏi bị đánh cắp nhận dạng. (Đọc bài phỏng vấn của tôi với chuyên gia bảo mật Jay Foley về Cách bảo vệ bản thân khỏi Identity Theft). Tự hỏi những gì để cắt nhỏ? Quy tắc chung là bất cứ điều gì với các thông tin sau đây nên được cắt nhỏ: số tài khoản, ngày sinh, tên thời con gái, mật khẩu và ghim, chữ ký và số an sinh xã hội.
Một lần nữa, những người không có trí tuệ.
Dưới đây là những điều cơ bản:
Nếu tài liệu vẫn còn "hoạt động" tức là, bạn cần phải giữ chúng để tham khảo và thiết lập một hệ thống nộp đơn nhà đơn giản. Điều này có nghĩa là nộp hồ sơ theo chủ đề và sau đó băm nhỏ chúng sau khi chúng không còn được sử dụng nữa.
Tài liệu nào bị băm nhỏ
Nếu bạn đã hoàn tất các tài liệu này và không còn cần đến chúng nữa, thì đây là những gì cần chia nhỏ (mọi thứ khác - như thủ tục giấy tờ - bạn chỉ có thể tái chế).
Biên nhận ATM
báo cáo của Ngân hàng
Giấy khai sinh
Séc đã hủy và bị hủy
Hóa đơn thẻ tín dụng
Báo cáo tín dụng
Giấy phép lái xe (đã hết hạn)
Tài liệu tuyển dụng có bất kỳ xác định nào
Hộ chiếu và thị thực đã hết hạn
Số tài khoản đầu tư
Tài liệu hợp pháp
Giao dịch đầu tư, chứng khoán và bất động sản
Các mục có chữ ký (hợp đồng cho thuê, hợp đồng, thư)
Thẻ hành lý
Hồ sơ y tế và nha khoa
Các giấy tờ có số An Sinh Xã Hội
Mật khẩu hoặc số PIN
Cuống thanh toán
Các ứng dụng thẻ tín dụng được chấp thuận trước
Biên nhận có số tài khoản, số thẻ tín dụng hoặc bất kỳ thông tin nhận dạng nào khác
Đơn thuế
Bảng điểm với thông tin nhận dạng trên chúng
Hành trình du lịch
Vé máy bay đã qua sử dụng
Hóa đơn tiện ích (điện thoại, gas, điện, nước, truyền hình cáp, Internet)
Hãy chắc chắn để có một hệ thống nộp hồ sơ linh hoạt được thiết lập để giữ cho các tài liệu này được kiểm tra và băm nhỏ chúng khi chúng không còn cần thiết nữa.
Bất cứ điều gì bạn có kế hoạch để giữ cho cần phải được hành động, tổ chức và nộp. Tôi thích hệ thống nộp hồ sơ tại nhà của tôi.