Những nỗ lực của bạn trong việc loại bỏ sự lộn xộn giấy thường có xu hướng thất bại? Hoặc bạn có quá choáng ngợp bởi số lượng giấy tờ tuyệt đối trên bàn làm việc của bạn thậm chí có thể thử không? Bạn có thể làm một số sai lầm dễ hiểu nhưng tự phá hoại. Đọc tiếp để tìm hiểu cách tránh những sai lầm phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi quản lý lộn xộn giấy.
1. Không loại bỏ báo cáo giấy
Bạn vẫn có thể cần phải nhận được một số hóa đơn theo cách cũ, nhưng hầu hết các tiện ích giúp dễ dàng chuyển sang thanh toán không cần giấy tờ.
Trong khi bạn đang ở đó, xem nơi khác bạn có thể cắt giảm trên giấy dư thừa. Nếu bạn nhận được catalog mà bạn không bao giờ liếc qua, hãy dành vài phút để liên hệ với các công ty và yêu cầu được xóa khỏi danh sách của họ. Nếu bạn đăng ký nhiều tạp chí và báo chí, hãy nghĩ về những tạp chí và báo chí nào bạn thích đọc và bạn sẽ không nhớ đọc trực tuyến.
2. Cho các giấy tờ chồng chất lên
Điều này đi cho các giấy tờ bạn không muốn (ví dụ như thư rác) cũng như những gì bạn cần (ví dụ như hóa đơn.) Bạn còn chờ đợi để xử lý những điều này, cơ hội bạn sẽ không bao giờ làm được, dẫn đến các khoản thanh toán hoặc hộp bị mất đầy đủ giá trị một năm của tờ Sunday New York. Cách dễ nhất để quản lý thư của bạn là xử lý mọi thứ ngay khi nó đến. Đối với các giấy tờ bạn cần phải vứt bỏ, hãy tái chế một tác vụ được lên lịch thường xuyên, không chỉ là việc bạn làm khi giấy tờ đe dọa chôn bạn.
3. Có một hệ thống nộp hồ sơ vô tình hoặc không tồn tại
Nếu bạn không có nơi để lưu trữ các giấy tờ bạn cần và không có cách nào dễ dàng để vứt bỏ những thứ bạn không làm, bạn có thể sẽ xếp chúng lên và tinh thần gửi chúng dưới "để được xử lý ... một ngày nào đó." tạo ra một hệ thống phù hợp với bạn, cho dù điều đó có nghĩa là có được một tủ hồ sơ cũ, một máy quét đáng tin cậy hoặc một máy hủy tài liệu.
4. Không có Launch Pad
Một bệ phóng là một không gian chuyên dụng gần cửa trước của bạn, nơi những thứ bạn cần mỗi ngày - chìa khóa, kính, vv - được lưu giữ bất cứ khi nào chúng không được sử dụng. Một bệ phóng sẽ không hỗ trợ tất cả các loại lộn xộn giấy, mặc dù đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo thư đi ra khỏi nhà.
Điều quan trọng là khái niệm về bệ phóng và những thói quen giúp bạn phát triển.
Về cơ bản, một bệ phóng giúp bạn dễ dàng làm điều tương tự trong cùng một cách mỗi ngày. Treo chìa khóa của bạn ở một nơi nhất định ngay khi bạn vào bên trong là cùng loại hành vi như vứt bỏ thư rác ngay khi bạn nhận được nó, hoặc mở thư quan trọng một cách kịp thời. Khi bạn nghĩ về các nhiệm vụ hàng ngày liên quan khác, như sắp xếp thư của bạn, chúng có thể trở thành một phần của hệ thống đó.
5. Là Vague
Đây là một trong những tôi có tội. Điều này có nghĩa rằng nếu tôi phải tìm kiếm danh hiệu xe hơi của mình, tôi cần phải đi qua biên lai dịch vụ xe hơi, tài liệu về bảo hiểm xe hơi, thông tin về chiếc xe cũ của tôi Tôi không còn sở hữu nữa, v.v. (Tôi cũng có một thư mục được đánh dấu là "misc". Đó là một thảm họa tổ chức đang chờ xảy ra.)
Khi tổ chức các giấy tờ mà bạn cần giữ, tốt nhất là phải cụ thể và rõ ràng nhất có thể. Giới thiệu các thư mục có nhãn như "bảo hiểm xe hơi", "bảo trì xe hơi" và "tài chính xe hơi" sẽ sử dụng hệ thống nộp đơn của tôi ít hơn nhiều so với việc vặt.
Bạn cũng có thể cắt giảm rất nhiều giấy dư thừa bằng cách học bao lâu bạn cần giữ tài liệu .
Nếu bạn đang lưu trữ giấy tờ lỗi thời mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng một lần nữa, cuối cùng nhận được thoát khỏi chúng sẽ cắt giảm rất nhiều lộn xộn ra khỏi cuộc sống của bạn.