Bạn đã thoát khỏi thói quen gửi thư ốc và nhấn mạnh về hành động đơn giản của việc giải quyết một phong bì? Đó là những gì sẽ xảy ra khi bạn đã không thực hiện nó trong một thời gian, nhưng đừng để nó ngăn bạn đặt một cây bút lên giấy và gửi một cái gì đó đòi hỏi một con tem.
Điều quan trọng là phải đặt địa chỉ của người nhận và người gửi dự định vào đúng vị trí trên phong bì.
Cho dù bạn đang kinh doanh thông qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi thư cho ai đó một bức thư tình , bạn cần phải biết cách thích hợp để giải quyết phong bì.
Đôi khi bạn được yêu cầu gửi thư từ kinh doanh qua thư. Trong khi gửi tin nhắn và cảm ơn bạn ghi chú qua email đã trở thành chấp nhận được, thậm chí nghi thức tốt hơn là gửi một lưu ý viết tay.
Các bước đơn giản
Trong một số trường hợp, bạn có thể gửi email , nhưng đôi khi bạn sẽ muốn sử dụng phương thức tương ứng cũ. Cho dù bạn đang gửi thư mời , cảm ơn ghi chú hay thư, bạn sẽ cần bao gồm một số thông tin cơ bản trên phong bì để đảm bảo rằng thông tin đó đến đúng đích.
Việc giải quyết một phong bì không khó nếu bạn hiểu một số vấn đề cơ bản. USPS cần biết đích cũng như nơi thư đến từ trường hợp có vấn đề với việc gửi thư.
Mục đích của việc có hướng dẫn để giải quyết phong bì là làm cho công việc của nhân viên bưu chính trở nên dễ dàng hơn trong việc gửi thư. Nếu bạn quá sáng tạo, bạn sẽ làm chậm nhà cung cấp dịch vụ xuống và thậm chí có thể có nguy cơ bị thư của bạn đi sai địa chỉ.
Hãy tiết kiệm sáng tạo của bạn cho những gì bên trong vì lợi ích của USPS.
Ngoài ra hãy chắc chắn rằng bạn viết rõ ràng để làm cho địa chỉ dễ đọc. Sử dụng chữ thảo hoặc chữ in nghiêng có thể gây căng thẳng cho mắt của người vận chuyển.
Hướng dẫn chung cho Thư Hoa Kỳ
Hầu hết thời gian bạn có thể quay trở lại các quy tắc chung về giải quyết phong bì của bạn, cho dù bạn đang gửi thư kinh doanh hay một lời cảm ơn .
Ở góc trên bên trái, bạn sẽ cần tên người gửi trên dòng trên cùng, địa chỉ đường phố hoặc hộp thư bưu điện trên dòng thứ hai và thành phố, tiểu bang và mã zip trên hàng thứ ba.
Ở giữa phong bì, bạn đặt tên của người nhận dự định trên dòng trên cùng, địa chỉ đường phố của họ trên dòng tiếp theo và thành phố, tiểu bang và mã zip trên dòng thứ ba - chính xác cách bạn sẽ ghi thông tin của người gửi . Tuy nhiên, bạn có thể cần một dòng bổ sung cho tên của công ty hoặc đơn vị của địa chỉ như số căn hộ hoặc số căn hộ.
Bạn sẽ muốn thêm bất kỳ tiêu đề nào như "Dr." hoặc "Bà" nếu bạn biết rằng người nhận muốn được giải quyết như vậy. Bạn cũng nên làm điều này khi gửi đến một người cao tuổi hoặc một người nào đó ở một vị trí có thẩm quyền để thể hiện sự tôn trọng.
Trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi một người phụ nữ sống một mình, mọi người không muốn có tên đầy đủ của họ ở bên ngoài của một phong bì. Bạn có thể sử dụng chữ cái đầu tiên, chẳng hạn như "M. Peabody." Điều này làm cho tên ít giới tính cụ thể hơn và có thể cung cấp cho người đó một cảm giác ẩn danh an toàn hơn.
Nếu người nhận tạm thời ở nhà của người khác hoặc bạn lo ngại rằng USPS có thể không gửi thư có tên lạ, bạn có thể thêm ghi chú bên dưới tên của người nhận rằng đây là việc chăm sóc người sống tại địa chỉ này.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng "C / O John Smith" trên dòng bên dưới "Mildred Thomas".
Quy tắc thư kinh doanh
Khi gửi một bức thư kinh doanh, bạn sẽ cần phải duy trì nghi thức chuyên nghiệp trong suốt toàn bộ quá trình. Bắt đầu với các hướng dẫn chung và thêm một vài thông tin nữa.
Sau tên của người nhận, hãy thêm vị trí của họ, chẳng hạn như "Giám đốc tiếp thị". Hãy thử làm điều này trên cùng một dòng với tên, nhưng nếu không có đủ chỗ, bạn có thể di chuyển tiêu đề xuống dòng tiếp theo.
Bên dưới đó, thêm tên của công ty, theo sau là địa chỉ theo hướng dẫn chung ở trên. Nếu bạn không chắc chắn về tên của người nhận, bạn có thể viết "Attn: Director of Marketing".
Thư đến cài đặt quân sự ở nước ngoài
Khi bạn gửi thư cho một người trong quân đội đóng quân ở nước ngoài, hãy sử dụng cùng một nguyên tắc chung với một vài bổ sung.
Bạn sẽ muốn thêm thứ hạng và tên đầy đủ của người nhận. Số đơn vị hoặc số phi đội nên đi trên dòng thứ hai.
Dòng tiếp theo nên bao gồm APO hoặc FPO, theo nơi người đó đóng quân, theo sau là tên viết tắt của khu vực. Dòng cuối cùng phải bao gồm tên hoặc viết tắt của quốc gia bằng chữ hoa. Luôn thêm mã bưu chính đầy đủ để đảm bảo mã đó đạt đến đích dự định.
Quy tắc địa chỉ gửi thư đến các quốc gia khác
Các quy tắc chung để giải quyết một phong bì cho các điểm đến ở châu Âu hoặc ở nước ngoài khác là tương tự. Bắt đầu với tên và tiêu đề của người nhận trên dòng đầu tiên, theo sau là địa chỉ đường phố vào ngày thứ hai, thành phố, tỉnh và tiểu bang có mã bưu chính trên dòng tiếp theo. Dòng cuối cùng phải có tên của quốc gia trong tất cả các mũ. Bên dưới địa chỉ trả lại của bạn, bạn nên bao gồm "USA"