Bạn có làm việc cho một công ty có cuộc họp thường xuyên không? Bạn có bao giờ tự hỏi bạn phải làm gì và những gì được coi là hành vi thích hợp tại các cuộc tụ tập này? Bạn có sợ hãi tham dự các cuộc họp vì bạn sợ bạn có thể cam kết một pas giả có thể gây nguy hiểm cho vị trí của bạn hoặc cơ hội thăng tiến ?
Thông thường, các nhà quản lý, trưởng nhóm hoặc giám đốc điều hành công ty có quyền bắt đầu các cuộc họp kinh doanh khi họ cảm thấy cần thiết.
Cho dù họ là những sự kiện được lên kế hoạch thường xuyên hoặc được gọi cho một mục đích cụ thể, tất cả mọi người tham gia phải tuân thủ các nguyên tắc nghi thức kinh doanh phù hợp .
Lãnh đạo
Trước cuộc họp, điều quan trọng là phải tổ chức mọi thứ để bạn không lãng phí thời gian quý giá của bất kỳ ai. Bạn muốn nó chạy trơn tru và đúng tiến độ nhất có thể nhưng vẫn để lại thời gian cho các câu hỏi và phản hồi nếu có thể. Điều quan trọng là để thể hiện sự tôn trọng đối với tất cả mọi người tham gia.
Dưới đây là một số nguyên tắc được đề xuất:
- Có một chương trình nghị sự bằng văn bản với một chuỗi logic và thời gian thực tế. Nếu thời gian và tài nguyên cho phép, hãy gửi bản sao cho tất cả những người sẽ tham dự.
- Gửi lời mời đến những người tham dự tiềm năng với nhiều chi tiết cụ thể về cuộc họp, càng tốt, bao gồm vị trí, thời gian bắt đầu, thời gian mang theo và thời gian kết thúc.
- Bắt đầu bằng lời chào thân thiện và cho mọi người biết khi nào có thể đặt câu hỏi.
- Có nước ở bục hoặc phía trước căn phòng và nhấm nháp nó giữa các chủ đề hoặc khi ai đó đang nói.
- Bạn không cần phải ghi lại nguyên văn phát biểu của mình, nhưng ít nhất bạn nên có các dấu đầu dòng trong ghi chú của mình. Không làm như vậy có thể khiến bạn nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác và mất dấu những gì bạn cần nói. Điều này có thể khiến bạn lãng phí thời gian và để những người tham dự tự hỏi về điểm của cuộc họp.
- Hãy nhận biết ngôn ngữ cơ thể của người tham dự của bạn. Nếu bạn thấy rằng mọi người đang mất đi sự quan tâm, hãy tạm dừng và tự kiểm tra để đảm bảo bạn không lặp lại thông tin hoặc dành quá nhiều thời gian cho một thứ không liên quan.
- Có một vài giai thoại để giữ cho cuộc họp thú vị. Tuy nhiên, tránh nói đùa không thích hợp thậm chí có một gợi ý về chủ nghĩa phân biệt giới tính, phân biệt chủng tộc hoặc bất kỳ điều gì khác có thể làm xúc phạm người khác.
- Không bao giờ ăn cắp ý tưởng của người khác và gọi chúng là của riêng bạn. Luôn cung cấp tín dụng cho người khác để có ý tưởng và nhiệm vụ thành công.
- Trong khi di chuyển một chút thì không được, đừng đi qua lại phía trước phòng. Điều này làm cho bạn xuất hiện lo lắng.
- Trong thời gian câu hỏi và trả lời, hãy giữ im lặng cho đến khi người đó hỏi xong trước khi trả lời. Nếu bạn không hiểu câu hỏi, hãy yêu cầu họ lặp lại hoặc giải thích thêm về truy vấn.
- Nếu ai đó xuất hiện tức giận hoặc thù địch, hãy giữ bình tĩnh và yêu cầu người đó thảo luận điều này với bạn sau này.
- Kết thúc cuộc họp sớm nếu có thể. Nó tốt hơn cho nó ngắn hơn để mất sự chú ý của những người tham dự.
Người tham dự
Tất cả mọi người được gọi đến cuộc họp nên tham dự trừ khi hoàn cảnh không cho phép. Nếu bạn biết về cuộc họp trước, hãy xem xét dành thêm thời gian với việc chải chuốt cá nhân của bạn để thể hiện sự tôn trọng đối với bất kỳ người giám sát nào tham dự.
Ăn mặc phù hợp với cấp độ kinh doanh.
Lời khuyên về cách xử lý cuộc họp:
- Nếu bạn được yêu cầu gửi thông báo xác nhận, hãy thực hiện ngay khi bạn tham gia cuộc họp trên lịch của mình .
- Hiển thị đúng giờ . Đến đó sớm vài phút nếu có thể.
- Kiểm tra điện thoại di động của bạn và đảm bảo điện thoại đang ở chế độ im lặng hoặc tắt. Bạn không bao giờ nên gửi tin nhắn văn bản trong một cuộc họp, trừ khi người lãnh đạo yêu cầu bạn cho một người cụ thể.
- Nếu đồ uống giải khát được phục vụ, đồ uống có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, trừ khi mọi người khác đang ăn, đợi cho đến khi cuộc họp kết thúc để ăn vặt.
- Nếu đây là một cuộc họp ăn trưa, mang thức ăn của bạn xuống bàn và ăn nó một cách lặng lẽ nhất có thể và không cần chú ý đến bản thân bạn.
- Không trò chuyện hoặc trao đổi ghi chú với những người tham dự khác. Điều này rất gây rối và có thể tạo ấn tượng rằng bạn không thực hiện công việc của mình một cách nghiêm túc, đủ để chú ý đến những gì đang được thảo luận.
- Nếu bạn được gọi, hãy trả lời trực tiếp nhất có thể. Khi bạn không biết câu trả lời, xin lỗi và thành thật. Không có câu trả lời nào tốt hơn câu trả lời sai.
- Sau cuộc họp, cảm ơn người nói.
- Đừng nán lại trong phòng họp lâu hơn mức cần thiết. Treo ra sẽ làm cho bạn xuất hiện nhàn rỗi, và bạn không muốn ông chủ nghĩ rằng bạn đang sử dụng cuộc họp để trốn tránh nhiệm vụ của bạn.
Cuộc họp trong một nhà hàng
Đôi khi một cuộc họp ăn trưa được gọi, và nó có thể được tổ chức tại một nhà hàng. Mặc dù đây là cách xa văn phòng, hãy nhớ rằng bạn vẫn đang làm việc.
Các mẹo họp bổ sung cho các cuộc họp nhà hàng:
- Không bao giờ quên cách cư xử bàn của bạn.
- Xử lý rủi ro trong bữa ăn với ân sủng và cách cư xử tốt.
- Sử dụng đồ dùng thích hợp . Nếu nghi ngờ rằng ngã ba đi với mỗi khóa học, hãy làm theo người dẫn đầu cuộc họp.
- Nếu bạn đang ở một nhà hàng buffet , biết cách cư xử thích hợp để giúp đỡ chính mình.
- Thực hiện theo các hướng dẫn thích hợp để ăn thức ăn có ngón tay .