Mẹo quản lý tác vụ trực tiếp từ chuyên gia
Vì vậy, bạn có tất cả các công cụ này để có được thực hiện mỗi ngày và danh sách của bạn để làm là đầy đủ - làm thế nào để bạn biết phải làm gì đầu tiên, thứ hai và thứ ba?
Khá nhiều người cảm thấy như họ có quá nhiều việc phải làm và quá ít thời gian để làm điều đó. Thông thường, cảm giác choáng ngợp đó bắt nguồn từ việc không có khả năng ưu tiên cho tất cả những nhiệm vụ dường như bức xúc đó. Nếu bạn cảm thấy danh sách việc cần làm của bạn đang tăng dần theo từng phút và thậm chí bạn không biết bắt đầu từ đâu, dưới đây là cách để xác định, đánh giá và ưu tiên công việc của bạn.
1. Tạo một danh sách
Trước khi bạn cố gắng sắp xếp các nghĩa vụ của mình theo thứ tự quan trọng, hãy dành thời gian để biên soạn một danh sách toàn diện về mọi thứ bạn cần hoặc muốn thực hiện. Chia danh sách của bạn thành các phần cho các loại nhiệm vụ khác nhau. Các danh mục này có thể bao gồm:
Nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần
Đây là những “việc cần làm” lộng lẫy có thể là cá nhân ( lập kế hoạch bữa ăn và mua sắm tạp hóa ) hoặc liên quan đến công việc (họp nhóm hàng tuần). Nếu bạn đã làm theo một thói quen hàng ngày , bạn sẽ quen thuộc với những nhiệm vụ này; nếu bạn không, đây là thời điểm tốt để tạo một cái. Những gì bạn đưa vào có thể khác nhau - một số người sẽ không cần nhắc nhở họ kiểm tra email hoặc mua hàng tạp hóa, nhưng những người khác sẽ đánh giá cao lời nhắc có cấu trúc để thực hiện một số hành động nhất định vào những thời điểm nhất định hoặc vào một số ngày nhất định.
Nhiệm vụ với Thời hạn
Những điều này, rõ ràng, cần phải được thực hiện bởi một ngày cụ thể và yêu cầu chuẩn bị trước. Ví dụ có thể là một bài báo của trường học đó là do trong ba tuần hoặc một bên bạn đang lập kế hoạch cho sáu tháng kể từ bây giờ.
Các loại nhiệm vụ này - thường được gọi là dự án - sau này có thể được chia thành các thành phần nhỏ hơn - ví dụ: “viết giấy” có thể được chia nhỏ thành đọc sách liên quan, tổ chức ghi chú của bạn, viết phác thảo, viết bản nháp đầu tiên trên.
Nhiệm vụ định kỳ
Những điều này không xảy ra trên tần suất hàng ngày hoặc hàng tuần, nhưng chúng cũng không phải là dự án một lần.
Các nhiệm vụ định kỳ có thể bao gồm các cuộc hẹn nha sĩ hoặc thực hiện các khoản thuế hàng quý của bạn.
Tự động, nhiệm vụ cần thiết
Đây là những nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn biết bạn phải làm, nhưng không ai sẽ làm bạn. Họ hiếm khi, nếu có, có một giới hạn thời gian tích hợp. Hãy suy nghĩ cải thiện trang web doanh nghiệp nhỏ của bạn hoặc tìm một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc chính mới.
Nhiệm vụ tự động, không cần thiết
Đây là những hoạt động thú vị hơn tuy nhiên có xu hướng giảm theo cách khác như, các nhiệm vụ rõ ràng hơn cần thiết khác khiến chúng nổi bật. Hãy suy nghĩ đọc cho niềm vui hoặc làm việc trên sở thích.
Công việc một ngày nào đó
Những công việc này treo xung quanh ở cuối danh sách việc cần làm của bạn hoặc phần còn lại của tâm trí của bạn, nhưng chúng thường không phải được thực hiện sớm, hoặc bao giờ hết. Ví dụ: sơn tản nhiệt của bạn.
2. Sắp xếp danh sách của bạn
Khi bạn đã liệt kê mọi thứ, bạn có thể tìm ra việc cần làm trước và sắp xếp lịch biểu của mình. (Làm thế nào bạn thể chất làm điều này - trên một tờ giấy, một kế hoạch , một ứng dụng, một lịch trực tuyến, hoặc bằng cách khác - vấn đề ít hơn bạn chọn một phương pháp phù hợp với bạn và bạn sẽ sử dụng.) Dưới đây là một số tiêu chí suy nghĩ về:
Khẩn cấp hoặc quan trọng
Tất cả các nhiệm vụ có thể được sắp xếp thành một trong bốn loại. Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng cần được thực hiện trước, càng sớm càng tốt; nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể được ủy nhiệm nếu có thể, nhưng nếu không, lịch trình của bạn nên bao gồm đủ tính linh hoạt và thêm thời gian để phù hợp với họ khi họ bật lên; nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên kế hoạch trước để họ không trở nên khẩn cấp; các nhiệm vụ không quan trọng cũng không khẩn cấp có thể bị loại trừ, mặc dù nếu bạn thích chúng, chúng sẽ được làm việc theo lịch trình của bạn để chúng không bị đông đúc bởi các nghĩa vụ đòi hỏi nhiều hơn.
Giá trị đánh giá
Bạn có thể đánh giá giá trị của một tác vụ theo nhiều cách. Người ta có thể là liệu người khác có bị ảnh hưởng hay không và tầm quan trọng của những người đó đối với bạn (sự chấp thuận của sếp của bạn và hạnh phúc của trẻ em phụ thuộc vào bạn quan trọng hơn, ý kiến của một nhóm người lạ bạn đã đồng ý để tham gia vào một buổi gặp mặt.) Bạn cũng có thể gán giá trị cao cho các công việc mà bạn thấy trả tiền trong thời gian dài hoặc bạn chỉ đơn giản là tìm phần thưởng.
Một tài liệu tham khảo có thể bạn sẽ gặp phải khi đọc về các nhiệm vụ ưu tiên là quy tắc 80-20 hoặc Nguyên tắc Pareto, cho biết 80% hiệu ứng đến từ 20% nguyên nhân. Điều này có thể hoặc không thể chứng minh đúng cho bạn, nhưng đó là một lời nhắc nhở tốt để xác định những gì bạn đang thực sự dành thời gian và những nỗ lực của bạn đang được đền đáp.
Thời gian và tính linh hoạt
Một lịch trình hoạt động cho phép thay đổi và nhận ra các ràng buộc về thời gian. Hãy thực tế khi ưu tiên và lên kế hoạch cho ngày của bạn. Khi nghi ngờ, đánh giá quá cao thời gian một nhiệm vụ nhất định sẽ mất.
Nếu hai nhiệm vụ là do cùng một lúc, lựa chọn để bắt đầu với phụ thuộc vào cách bạn làm việc tốt nhất. Một số người thích để có được nhiệm vụ đơn giản ra khỏi con đường tập trung vào một phức tạp hơn; những người khác sẽ cảm thấy yên tâm nếu họ bắt đầu vào nhiệm vụ khó khăn hơn trước, và nhận được một số hoặc tất cả được thực hiện trước khi tiếp tục. Hãy nhớ rằng bạn không phải thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án từ đầu đến cuối trước khi chuyển sang kế tiếp - trừ khi, tất nhiên, bạn tìm cách làm việc theo cách đó làm tăng năng suất của bạn.
Hạn chế tối đa ba công việc phải làm hàng ngày của bạn. Ngày này cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ nhỏ hơn thường xuyên hơn hoặc ít quan trọng hoặc cấp bách hơn, nhưng việc tải lên các nhiệm vụ chính có thể sẽ dẫn đến căng thẳng và thất vọng.
Hãy nhớ rằng các ưu tiên có thể thay đổi - nếu sếp của bạn cần bạn làm điều gì đó ngay bây giờ, ưu tiên hàng đầu trước đó của bạn có thể sẽ bị giảm xuống thứ hai. Đó là tất cả các lý do để xây dựng thêm thời gian vào lịch trình của bạn để cho phép sự linh hoạt.
3. Nhiệm vụ hàng loạt
Nhiệm vụ sắp xếp hàng loạt là một trong những cách hiệu quả nhất, hiệu quả để có được những công việc dai dẳng, thực hiện mọi công việc được thực hiện. Batching chỉ đơn giản có nghĩa là bạn làm việc trên cùng một loại công việc hơn và hơn trước khi chuyển sang cái gì khác. Bước đầu tiên là xác định các tác vụ bạn thực hiện nhiều lần và sau đó thiết lập quy trình làm việc đơn giản để họ thực hiện theo. Sau đó, bạn giải quyết các tác vụ đó cùng một lúc bằng cách sử dụng quy trình làm việc đó.
Việc sắp xếp hàng loạt yêu cầu hoàn thành các tác vụ tương tự yêu cầu các tài nguyên tương tự trong "lô" để nâng cao hiệu quả và năng suất. Dưới đây là một số ví dụ:
- Thanh toán tất cả các hóa đơn của bạn cùng một lúc
- Mở tất cả thư của bạn mỗi tuần một lần và hành động thay vì để cho nó xếp chồng lên nhau mỗi ngày và không bao giờ
Batching cho phép bạn để có được thành một rãnh làm cùng một nhiệm vụ hơn và hơn, do đó bạn không phải lãng phí thời gian tìm ra hướng dẫn hoặc những gì bạn nên làm gì tiếp theo.
4. Loại bỏ công việc
Một khi bạn đã liệt kê tất cả các nhiệm vụ của bạn và sắp xếp chúng từ quan trọng nhất đến ít nhất, nó sẽ trở nên rõ ràng nhiệm vụ nào ở dưới cùng của danh sách. Những điều này đôi khi có thể được giao cho người khác, nhưng nếu điều đó là không thể, bạn phải quyết định có nên lên lịch cho họ hay loại bỏ chúng hay không.
Bạn có thể có các nhiệm vụ trong danh sách mà bạn không phải làm hoặc thậm chí muốn làm, nhưng bạn cảm thấy bị áp lực để thêm vào một lúc nào đó (đi đến phòng tập thể dục, tham dự một câu lạc bộ sách.) Những điều này có thể được loại bỏ hoàn toàn.
Cuối cùng, có thể đơn giản là có quá nhiều việc cần làm - nếu bạn không thể hoàn thành mọi thứ, hãy đánh giá khối lượng công việc của bạn để xác định xem bạn có cần thực hành thêm hay không, hoặc bạn phải nói với ai đó rằng bạn không còn có thể tiếp tục nhiệm vụ nhất định.